Dienstplan erstellen

Die Dienstplanungsschritte werden unterteilt in das Anlegen des neuen Dienstplans und dem Schritt der Dienstzuweisungen, ergo eigentliche Dienstplanung.

Neuen Dienstplan anlegen

Dienstpläne werden monatsweise erstellt. Die Erstellung von mehreren Monaten ist ebenfalls möglich, dafür muss der Schritt entsprechend wiederholt werden.

1. Planung → Neu anlegen oder Planen → auf Neu klicken (hinter der Monatsauswahl)
2. Monat festlegen
3. Feiertage auswählen und hinzufügen
4. Dienstplan neu anlegen klicken → Wenn das Kästchen aktiviert ist, wird eine Einladungsemail an alle Ärzte geschickt, dass sie ihre Dienstwünsche für den betreffenden Monat abgeben sollen

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Dienste planen (manuell)

Standardvorgang

1. Planung → Planen
2. Welcher Monat ist gerade eingestellt? Es gibt darüberhinaus 3 Bearbeitungsstufen: Angelegt, Skizze und Geplant. Das Skizzenstadium wird erreicht, sobald man die erste Änderung an dem frisch erstellten Dienstplan vornimmt. Das System speichert relativ automatisch in unregelmässigen Abständen. Das sieht man an dem gründen Häkchen in der Zeile mit den Zeiten weiter unten. Es wird auch gespeichert, welche(r) Planer die letzten Änderungen vorgenommen haben. Prinzipiell kann man immer auf alle Hauptplanungszustände (verschiedene Bearbeitungsstufe, unterschiedlicher Planungstag, unterschiedlicher Planer) über das Auswahlfeld springen und von dort aus dann weiter machen. Das Planungsfeld ist so organisiert, dass der aktuell bearbeitete Plan ganz nach oben rutscht, darunter sind die Pläne monatlich sortiert, mit der aktuellsten Version ganz oben.
3. Alle Planungen eines Tages - egal von welchem Bearbeiter - werden in die gleiche Skizze gespeichert. Wenn mehrere Planer am gleichen Dokument arbeiten und man selbst längere Zeit nichts gemacht hat, ist es sinnvoll, vor der nächsten eigenen Änderung den Button Refresh zu drücken. So stellt man sicher, dass man die Änderungen, die andere in der Zwischenzeit eingepflegt haben, nicht überschreibt.
4. Die Änderungen innerhalb eines Dokumentes sind unter History einsehbar.
5. Nachdem die Einladungsemail verschickt wurde, möchte man natürlich kontrollieren, ob auch alle darauf reagiert haben. Hierzu scrollt man ganz herunter - dort kann man dann die Schnarchnasen einzeln oder als Gruppe nochmal erinnern.
6. Unter dem Tab Direktplanung bekommt man die übersichtlichste Version des Dienstplans als Tabelle. Man kann die Zeilenzahl der Tabelle unten als Zeilen pro Seite erhöhen, dadurch lässt es sich schneller scrollen
7. Den Tab Wünsche braucht man nur, wenn man sich die Wünsche der Mitarbeiter als Übersicht nochmal anschauen will. Planen kann man in beiden Ansichten. Siehe auch #Automatische Dienstplanung
8. Auf Planen klicken
9. Die Karte rechts daneben zeigt die verfügbaren Mitarbeiter und daneben deren Gesamtbelastung. Entweder auf Yes oder Maybe klicken, um den Mitarbeiter dem Dienst zuzuordnen.
10. Der Mitarbeiter erscheint im Dienstplan, zusammen mit einer Mülltonne - falls man doch jemand anderes eintragen möchte.

Statistik

Man kann eine Ministatistik oben rechts einschalten. Aktuell erscheinen hier aber nur - zusätzlich zur Gesamtbelastung - die verplanten Wochentage mit farblicher Gewichtung nach Mo-Do, Fr und Wochenende. Des weiteren kann man sich eine Verteilung der Dienste über die letzten Monate anzeigen lassen. In der geladenen Grafik sind die Einsätze nach den verschiedenen Dienstgruppen stratifiziert, Wochenenden sind separat gelabelt, Feiertage allerdings (noch) nicht. Für weitere Statistikwünsche bin ich offen.

Besonderheiten der Blockplanung

Es gibt ebenfalls die Möglichkeiten, ganze Wochen durchzuplanen. Dazu kann man den Schieberegler Blockplanung (auch oben rechts) auf bis zu 7 Tage hochziehen. Die Tage werden dann ab dem Datum gerechnet, bei dem man auf Planen geklickt hat. Gleichzeitig werden nur die Mitarbeiter planbar, die für die ganze Woche Maybe oder Yes angegeben haben.

Notfallrekrutierung

Es kann immer mal vorkommen, dass ein Dienst einem Mitarbeiter zugewiesen werden muss, der diesen Tag zuvor als NoGo markiert hatte. Normalerweise wäre der Mitarbeiter dann auch nicht verplanbar. Aber die Zeiten ändern sich, so dass manchmal auch persönliche Wünsche hinter dienstlichen Bedürfnissen zurückstehen müssen. Hierfür ist der Schalter Notfallrekrutierung gedacht. Er macht die Mitarbeiter mit NoGo einplanbar. Dieses Manöver geht nur für einzelne Tage.

Fertigstellung des Dienstplans

Ist man mit dem Dienstplan zufrieden, kann man ihn freigeben (blauer Schalter unten). Insofern man das Kästchen Email an alle aktiviert lässt, bekommen dann alle eine Email darüber, dass jetzt ein neuer Dienstplan zur Verfügung steht. Der Plan bekommt dann den Status Geplant.

Änderungen am Dienstplan

Änderungen können ganz einfach am fertig geplanten Dienstplan vorgenommen werden. Der Dienstplan rutscht dabei in die Bearbeitungsstufe Skizze zurück, bis man ihn erneut freigibt. Ich überlasse es dem Feingefühl jedes einzelnen Planers, ob er auch bei den kleinsten Änderungen eine Infomail an alle raussendet, oder das nicht lieber mit einer persönlichen Nachricht an die Betroffenen weitergibt (und dazu das Häkchen bei Email an alle rausnimmt). Man kann den gesamten Dienstplan auch löschen. Das kann dann nicht rückgängig gemacht werden, betrifft auch immer nur die aktuelle Bearbeitungsstufe. Wenn man dann aber plötzlich gar keinen Plan als Grundlage für den jeweiligen Monat hat, muss man ihn wieder neu erstellen und das gibt dann wieder eine Mail an alle mit der Aufforderung die Wünsche abzugeben - was nicht notwendig ist, weil die Wünsche unabhängig vom Dienstplan gespeichert bleiben.

Automatische Dienstplanung

Die Stärke von DienZt ist die Implementierung mehrerer Automatisierungstools, die den Zeitaufwand für die Dienstplanerstellung erheblich verkürzen. Die ersten Schritte, d.h. die Navigation zum Planungsmodul und die Einstellung des korrekten Dienstplanmonats sind genauso wie im #Standardvorgang beschrieben. Nach Anwählen des Tabs Automator ist die zu planendende Dienstgruppe auszuwählen. Danach sind folgende Strategien ausführbar und auch miteinander kombinierbar:

YES-Strategie

Vorbelegung des Dienstplans mit den Yes-Wünschen. In der Tabelle Zuordnung OK sind die Wünsche aufgeführt, die nur von jeweils einem Mitarbeiter abgegeben wurden. Darunter findet sich eine Tabelle, in der Yes-Wünsche von mehreren Mitarbeitern an einem Tag kumulieren. Diese Tabelle ermöglicht gleichzeitig die Lösung durch entsprechendes Zuweisen. Der ausgewählte Name erscheint in der letzten Spalte. Durch Selektieren der Zeilen bereitet man diese zum Eintragen in den definitiven Dienstplan vor. Hier kann nochmal aussortiert werden. Die Übertragung erfolgt dann durch Click auf den entsprechenden Button.

NoGo-Clashes

Zeigt die Tage an, an denen nicht wenigstens ein Mitarbeiter für den Dienst zur Verfügung steht. Es ist ratsam, dieses Problem frühzeitig zu lösen und die Mitarbeiter aufzufordern, ihre Wünsche für diesen Tag nochmal zu überdenken.

OneClick Dienstplan

Hier ist nach entsprechender Konfiguration der Parameter die vollautomatische Dienstplanerstellung möglich. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, vernünftige Vorschläge abzugeben, wie viele Dienste sie minimal oder maximal pro Monat machen möchten. Diese generelle Festlegung erfolgt im Benutzermenü (Account-Symbol) unter Mein DienZt. Die entsprechende Zusammanfassung wird für den Planer jetzt hier angezeigt und kann korrigiert werden, sollten unrealistische Zahlen eingetragen sein. Achtung: die Zahlen rutschen wieder auf die Benutzerangaben bzw. Standardwerte, wenn der Planungsschritt verlassen wird.

Der Schieberegler Verteilungsungleichheit ermöglicht für alle Mitarbeiter, die nicht in der o.g. Tabelle erfasst sind bzw. wenn die Tabelle nicht verwendet werden soll, die Festlegung, wie stark auf Gerechtigkeit geachtet werden soll (Verteilungsungleichheit = 0). Über die Veränderung der Wunschgewichte kann versucht werden, die Wertigkeiten bestimmter Wunschkategorien für den Algorithmus anzupassen. Bitte nur positive Ganzzahlen und 0 verwenden.

Wenn aktiviert, werden bereits verplante Dienste (z.B. im Rahmen der YES-Strategie) mit einbezogen.

In der nächsten Zeile werden die Mitarbeiter aufgeführt, die am letzten Tag des vorangegangenen Monats Dienst hatten. Diese können entsprechend berücksichtigt werden. Soll dies keine Rolle spielen (z.B. weil es nur ein Rufdienst war), dann können die Mitarbeiter hier einfach entfernt werden.

Die Berechnung des Dienstplans wird durch den Click auf den jeweiligen Button gestartet. Wie auch in der YES-Strategie können die Vorschläge hier nochmal überprüft werden, bevor sie endgültig eingetragen werden.

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