Dienstplan erstellen

Die Dienstplanungsschritte werden unterteilt in das Anlegen des neuen Dienstplans und dem Schritt der Dienstzuweisungen, ergo eigentliche Dienstplanung.

Neuen Dienstplan anlegen

Dienstpläne werden monatsweise erstellt. Die Erstellung von mehreren Monaten ist ebenfalls möglich, dafür muss der Schritt entsprechend wiederholt werden.

Planung → Neu anlegen oder Planen → auf Neu klicken (hinter der Monatsauswahl)
Monat festlegen
Feiertage auswählen und hinzufügen
Dienstplan neu anlegen klicken → Es wird eine Einladungsemail an alle Ärzte geschickt, dass sie ihre Dienstwünsche für den betreffenden Monat abgeben sollen

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Dienste planen

Standardvorgang

Planung → Planen
Welcher Monat ist gerade eingestellt? Es gibt darüberhinaus 3 Bearbeitungsstufen: Angelegt, Skizze und Geplant. Das Skizzenstadium wird erreicht, sobald man die erste Änderung an dem frisch erstellten Dienstplan vornimmt. Das System speichert relativ automatisch in unregelmässigen Abständen. Das sieht man an dem gründen Häkchen in der Zeile mit den Zeiten weiter unten. Es wird auch gespeichert, welcher Planer die letzte Änderung vorgenommen hat. Prinzipiell kann man immer auf alle Hauptplanungszustände (verschiedene Bearbeitungsstufe, unterschiedlicher Planungstag, unterschiedlicher Planer) über das Auswahlfeld springen und von dort aus dann weiter machen. Das Planungsfeld ist so organisiert, dass der aktuell bearbeitete Plan ganz nach oben rutscht, darunter sind die Pläne monatlich sortiert, mit der aktuellsten Version ganz oben.
Nachdem die Einladungsemail verschickt wurde, möchte man natürlich kontrollieren, ob auch alle darauf reagiert haben. Hierzu scrollt man ganz herunter - dort kann man dann die Schnarchnasen einzeln oder als Gruppe nochmal erinnern.
Unter dem Tab Direktplanung bekommt man die übersichtlichste Version des Dienstplans als Tabelle. Man kann die Zeilenzahl der Tabelle unten als Zeilen pro Seite erhöhen, dadurch lässt es sich schneller scrollen
Den anderen Tab braucht man nur, wenn man sich die Wünsche der Mitarbeiter als Übersicht nochmal anschauen will. Planen kann man in beiden Ansichten.
Auf Planen klicken
Die Karte rechts daneben zeigt die verfügbaren Mitarbeiter und daneben deren Gesamtbelastung. Entweder auf Yes oder Maybe klicken, um den Mitarbeiter dem Dienst zuzuordnen.
Der Mitarbeiter erscheint im Dienstplan, zusammen mit einer Mülltonne - falls man doch jemand anderes eintragen möchte.

Statistik

Man kann eine Ministatistik oben rechts einschalten. Aktuell erscheinen hier aber nur - zusätzlich zur Gesamtbelastung - die verplanten Wochentage mit farblicher Gewichtung nach Mo-Do, Fr und Wochenende. Für weitere Statistikwünsche bin ich offen.

Besonderheiten der Blockplanung

Es gibt ebenfalls die Möglichkeiten, ganze Wochen durchzuplanen. Dazu kann man den Schieberegler Blockplanung (auch oben rechts) auf bis zu 7 Tage hochziehen. Die Tage werden dann ab dem Datum gerechnet, bei dem man auf Planen geklickt hat. Gleichzeitig werden nur die Mitarbeiter planbar, die für die ganze Woche Maybe oder Yes angegeben haben.

Notfallrekrutierung

Es kann immer mal vorkommen, dass ein Dienst einem Mitarbeiter zugewiesen werden muss, der diesen Tag zuvor als NoGo markiert hatte. Normalerweise wäre der Mitarbeiter dann auch nicht verplanbar. Aber die Zeiten ändern sich, so dass manchmal auch persönliche Wünsche hinter dienstlichen Bedürfnissen zurückstehen müssen. Hierfür ist der Schalter Notfallrekrutierung gedacht. Er macht die Mitarbeiter mit NoGo einplanbar. Dieses Manöver geht nur für einzelne Tage.

Fertigstellung des Dienstplans

Ist man mit dem Dienstplan zufrieden, kann man ihn freigeben (blauer Schalter unten). Insofern man das Kästchen Email an alle aktiviert lässt, bekommen dann alle eine Email darüber, dass jetzt ein neuer Dienstplan zur Verfügung steht. Der Plan bekommt dann den Status Geplant.

Änderungen am Dienstplan

Änderungen können ganz einfach am fertig geplanten Dienstplan vorgenommen werden. Der Dienstplan rutscht dabei in die Bearbeitungsstufe Skizze zurück, bis man ihn erneut freigibt. Ich überlasse es dem Feingefühl jedes einzelnen Planers, ob er auch bei den kleinsten Änderungen eine Infomail an alle raussendet, oder das nicht lieber mit einer persönlichen Nachricht an die Betroffenen weitergibt (und dazu das Häkchen bei Email an alle rausnimmt). Man kann den gesamten Dienstplan auch löschen. Das kann dann nicht rückgängig gemacht werden, betrifft auch immer nur die aktuelle Bearbeitungsstufe. Wenn man dann aber plötzlich gar keinen Plan als Grundlage für den jeweiligen Monat hat, muss man ihn wieder neu erstellen und das gibt dann wieder eine Mail an alle mit der Aufforderung die Wünsche abzugeben - was nicht notwendig ist, weil die Wünsche unabhängig vom Dienstplan gespeichert bleiben.