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DienZt ist ein Planungsprogramm für Bereitschaftsdienste im Ärztlichen Dienst.

Schnelle Links zu den Kapiteln für alle

Erste Schritte für Planer und Verwalter

Erstanmeldung einer neuen Klinik

Dieser Schritt muss von einer Klinik nur einmal erfolgen.

Oben rechts auf das Personensymbol klicken → Anmelden → Registrieren Tab
Die Formularfelder ausfüllen, Codename freilassen. Wichtig: Den Schalter für Neue Klinik anstellen
Danach Nutzerinformation und Datenschutzerklärung bestätigen, EMail-Adresse validieren und los geht's.

Einrichten des Klinikprofils

Die Klinik hat automatisch einen Namen und einen Codenamen bekommen.

Verwaltung → Profil
Name der Klinik und der Abteilung eingeben
Die URL für ein Logo eingeben. Der Link muß auf eine .png oder .jpg Datei zeigen - Skripte funktionieren nicht. Wenn Du das Logo nur als Grafikdatei auf Deiner Festplatte hast, kannst du es mir auch per EMail schicken, ich lege es auf einen Content-Server und schicke dir dann den Link.
Der Codename ist eine Möglichkeit, um sich neu registrierende Benutzer gleich mit Deiner Abteilung zu verbinden. Logischerweise sollte der Codename auch nur der berechtigte Personenkreis kennen. Der Codename ist aber eine ganz praktische Möglichkeit, damit Du nicht selbst alle Personen in das System einpflegen musst, sondern die Endbenutzer das allein erledigen können. Das hilft zeitlich schonmal wirtschaften. Du kannst den Codenamen dann auch wieder löschen, wenn die Mehrzahl der Belegschaft im System eingepflegt ist. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, Personen mit der eigenen Klinik zu verbinden (siehe #Hinzufügen von Mitarbeitern). Alle Menschen, die sich mit dem Codenamen registrieren, haben automatisch Leserechte für den Dienstplan. Das wäre auch relevant für Mitarbeiter in der Pflege, Sekretariat, etc.
Erstellen/Ändern klicken.

Spielend ein neues Team erzeugen

In diesem Blog ist beschrieben, wie man die ersten Planungsschritte mit einem Fantasieteam durchspielen kann.

Maintenance der Klinik

Hinzufügen von Mitarbeitern

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter zur eigenen Klinik hinzuzufügen. Dafür sind Verwalter-Rechte erforderlich.

Hinzufügen des gesamten Personalstamms in einem Rutsch (Bulk Create)

Verwaltung → Menschen zu Mitarbeitern
Tab Hinzufügen
Dann geht man z.B. in MS Outlook, erstellt eine neue EMail und wählt als Empfänger einen Verteiler für alle Ärzte. Den Verteiler kann man expandieren, so dass die Einzelpersonen angezeigt werden. Diese alle markieren und in die Zwischenablage kopieren.
In das Eingabefeld EMail Adressen gehen und den Inhalt der Zwischenablage einfügen. Darauf achten, dass als Converter Outlook eingestellt ist.
Die Mitarbeiter erscheinen dann unten in der Tabelle. Hier kann man sie noch nachbearbeiten.
Mitarbeiteraccounts anlegen klicken. Den Mitarbeitern wird ein zufälliges Passwort zugewiesen. Das Ergebnis des Anlegens kann man in der Spalte Status beobachten.
Die Mitarbeiter können sich dann über die Option Passwort vergessen ein neues Passwort per EMail schicken lassen und danach den Zugang nutzen.

Hinzufügen einzelner Mitarbeiter

Prinzipiell kann man hier dem o.a. Verfahren folgen und statt einer Menge von Mitarbeitern einfach einen einzelnen Mitarbeiter aus Outlook in das Feld EMail Adressen einfügen
Man kann in das Feld auch reinschreiben, muss dann den Converter auf Manuell umstellen. Das Format ist Vorname <Leerzeichen> Nachname <Komma> EMail-Adresse

Hinzufügen bereits existierender Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich bereits selbständig im System angemeldet haben, jedoch nicht den Weg über den Codenamen genommen haben, können durch den Verwalter nachträglich zur Klinik hinzugefügt werden
Verwaltung → Menschen zu Mitarbeitern
Tab Suchen
Auf der linken Seite sind alle Mitarbeiter zu sehen, die nicht in der eigenen Klinik sind. Hier könnte man die betreffende Person suchen.
Sobald die Person gefunden ist, kann sie markiert werden und in die eigene Klinik hinübertransferiert werden
Im Umkehrvorgang kann man darüber Mitarbeiter aus der eigenen Klinik auch wieder entfernen. Siehe #Entfernung aus der Institution

Eigenständiges Anmelden der Mitarbeiter in der Klinik

Diese Möglichkeit wird durch die Verwendung eines Codenamens eröffnet und ist für alle Beteiligten die komfortabelste Lösung, langfristig. Dafür muss aber im Profil ein Codename vergeben worden sein.

Der Mitarbeiter geht über das Account-Symbol → Anmelden → Registrieren
Beim Ausfüllen des Formulars den Codenamen mit eingeben.
Fertig.

Alle neu angemeldeten Benutzer haben automatisch Leserechte für den Dienstplan, sind also Reader. Um also Ärzte zu erzeugen, muss man diesen Personen die entsprechenden Dienstgruppen zuweisen. Siehe #Dienstgruppen pflegen

Entfernen von Mitarbeitern

Vollständiges Entfernen durch den Verwalter

Solange Mitarbeiter noch nicht ihre EMail-Adresse validiert haben, können Sie jederzeit vom Verwalter der Klinik wieder gelöscht werden. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn man selbst Dummy-Mitarbeiter erzeugt hatte, um bestimmte Funktionalitäten zu testen.

Verwaltung → Menschen zu Mitarbeitern
Tab Löschen
Den Mitarbeiter auswählen und löschen

Entfernung aus der Institution

Es existiert weiterhin die Möglichkeit, den Mitarbeiteraccount zu erhalten, ihn aber von der eigenen Institution zu entkoppeln. Mögliche Szenarien dafür sind ein Wechsel in eine andere Abteilung oder Klinik. Der Mitarbeiter braucht dann seinen Account nicht noch einmal erneut einrichten und auch seine Dienstwünsche nicht noch einmal komplett neu eingeben. Er kann dann relativ unkompliziert von der neuen Abteilung über #Hinzufügen bereits existierender Mitarbeiter wieder in die neue Abteilung eingegliedert werden.

Dieser Schritt kann nur vom Verwalter durchgeführt werden
Verwaltung → Menschen zu Mitarbeitern
Tab Suchen
Den Mitarbeiter rechts suchen und nach links transferieren
Speichern

Eigenständiges Löschen des Accounts durch den Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter kann zu jeder Zeit seinen Account löschen. Dies hat jedoch auch zur Folge, dass alle Dienstwünsche etc. gelöscht werden. Dieser Vorgang lässt sich nicht wiederherstellen. Siehe Der Benutzeraccount

Dienstgruppen pflegen

Verwaltung → Dienstgruppen oder Planung → Dienstgruppen

Rechte Seite: standardmässig verfügbare Dienstgruppen

Die Definitionen gehen auf, sobald man die Dienstgruppe klickt. Gleichzeitig markiert das Programm auf der linken Seite, wer alles dieser Dienstgruppe angehört. Die Definitionsbox enthält 3 Begriffe:

PlanerDisplay: So wird die Dienstgruppe beim Planer angezeigt
CalendarDisplay: So erscheint sie in der Langversion im Dienstplan
ShortDisplay: Die Abkürzung im Dienstplan, hinter der dann der Name des Diensthabenden eingetragen wird.

In der Folge sollen die Hintergedanken bei einigen Standard-Dienstgruppen erläutert werden. Du kannst jederzeit selbst Dienstgruppen definieren oder auch die Definitionen der Standardgruppen abändern, aber Du solltest verstanden haben, welche Logik dahintersteht.

Reader

Nur Leserechte für den Dienstplan (z.B. Pflege, Sekretariat, etc.). Diese Dienstgruppe sollte nicht bei den Ärzten, die am Dienstsystem teilnehmen, auftauchen. Ansonsten kommt es in der Tabelle zu einer weitere Spalte, die dann keinen Sinn macht.

Arzt

In einer kleinen Abteilung mit nur einem Vordergrunddienst, wäre das der Bereitschaftsdienstarzt

Hintergrundarzt

Das wäre dann z.B. der Oberarzt-Rufdienst

Planer

Derjenige der den Dienstplan erstellt oder bearbeitet. Das sind in der Regel mehrere Personen, zu berücksichtigen wäre auch eine mögliche Vertretung. Eine weitere Untergliederung in Ober- und Unter-Dienstplaner gibt es nicht und ist auch nicht vorgesehen. Das Programm hat nicht die Aufgabe, die Hackordnung einer Klinik abzubilden.

Verwaltung

Das ist derjenige mit den meisten Rechten in Bezug auf Verwaltung der Abteilung. Es macht Sinn, diese Stelle durch den Administrator der Dienstplanung und des DienZt-Tools in der Klinik und durch einen Verwaltungsmitarbeiter zu besetzen (in Bezug auf die spätere Abrechnungs-Thematik).

Linke Seite: Der Personalstamm

Man kann von der rechten Seite die Dienstgruppe in die Box des betreffenden Mitarbeiters ziehen, wenn man ihn einer Dienstgruppe zuordnen möchte. Durch Klicken auf das Kreuz kann man diese Zuordnung auch wieder löschen.

Wenn man eine neue Dienstgruppe erstellen möchte (z.B. Funktionsdienst oder Wirbelsäulenhintergrund, etc.) dann schreibt man diese Gruppenbezeichnung einfach bei dem betreffenden Mitarbeiter in die Box mit rein. Wenn man Enter gedrückt hat, erscheint die Dienstgruppe auf der rechten Seite. Man sollte dann noch die Definitionen eintragen. Dann kann man sie auch bei anderen Mitarbeitern verwenden.

Am Ende nicht vergessen, auf Speichern zu drücken. Wenn der Button grün wird, dann war die Speicherung erfolgreich, andernfalls wird die Schaltfläche rot. Man kann auch die korrekte Speicherung überprüfen, indem man den Menüpunkt wechselt und dann wieder zurückkehrt und schaut, ob alles so ist, wie man's wollte.

Das Dienstmodell

Verwaltung → Dienstmodell

Hintergrund dieses Abschnittes ist die Verknüpfung von Entlohnung pro Dienststunde. Jede Klinik hat hier ihre eigene Systematik. In der Regel werden hier tarifrechtliche Vorgaben umgesetzt. Näheres auf der separaten Seite Dienstmodelle